منو

سیستم

اتوماسیون اداری در اهواز


زمانی که شما تجارتی را آغاز می کنید می توانید انتظارات خود را مانند انجام کارهای لازم و مهم اداره داشته باشید و برای شرکت خود هدفی داشته باشید. از آنجا که تکنولوژی هر روز وسعت می یابد، وظایف و همچنین تعداد نیروی انسانی مورد نیاز برای ادامه کسب و کار به سرعت تغییر می یابد. استخدام کارکنان شایسته می تواند یک راه حل ساده و آسان برای حل مشکل شما باشد. اما اگر می خواهید موثرتر و مفید باشید، قطعا راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری به شما پیشنهاد می کنیم.


سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.

برای ارائه راه حل‌های مؤثر به منظور پردازش شخصی و سازمانی داده‌ها، انجام محاسبات و تهیه اسناد و مدارک سازمانی

کاربران سیستم: هر کس که داده‌های شخصی را نگهداری می‌کند، اسناد را تهیه می‌کند و یا محاسبه انجام می‌دهد.

اثر روی ارتباطات: از طریق ابزار ایجاد اسناد و مدارک، مانند واژه پردازها و نرم افزارهای نمایش اسلاید مانند پاورپوینت.

اثر روی تصمیم گیری: از طریق کاربریهای الکترونیکی مانند ام. اس. اکسل و دیگر نرم افزارهای تجزیه و تحلیل اطلاعات.

اتوماسیون اداری (Office Automation): مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کاربر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از: گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات، بهبود ارتباطات درون سازمانی.


اهداف پیاده‌سازی و به کارگیری سیستم اتوماسیون



افزایش سرعت و دقت در پاسخ‌گویی به مراجعان و صرفه‌جویی در زمان آنان
بی‌نیازی به مراجعه‌ حضوری برای ارایه‌ نامه و پی‌گیری پاسخ آن
سامان‌دهی و بهینه‌سازی گردش مکاتبات در سازمان
به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی در داخل و خارج از سازمان
ایجاد روش‌های صحیح و استاندارد گردش کارها در سازمان و پی‌گیری بهبود مستمر آنها
افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکاتبات بین سازمانی
دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده
افزایش کارایی کارکنان از طریق فراهم آوردن امکان سنجش و اندازه‌گیری فعالیت‌ها
ایجاد بستر مناسب برای استقرار سایر سیستم‌های یکپارچه

ویژگیهای اصلی سیستم اتوماسیون اداری



تعریف ساختار سازمانی و پست‌ها
تعریف و گروه‌بندی پرونده‌های عمومی, موضوعات نامه‌ها و بایگانی
ثبت نامه‌های وارده پستی, نمابر و تصویر برداری از فیزیک نامه و انتقال نامه به پرونده‌ دبیرخانه
تعریف کارتابل بر اساس پست‌های سازمانی با امکان تعریف چند پست موقت برای یک شخص
توزیع نامه از طریق کارتابل در داخل سازمان به پست‌ها
مشترک کردن پرونده‌های شخصی در فاصله زمانی و محدود کردن موضوعات قابل دسترس
طبقه‌بندی کارهای ارجاع شده به دیگران و پی‌گیری آنها براساس موضوعات مختلف ارجاع و ارسال یادآوری برای انجام دهنده یا انجام دهندگان آن
تعیین جانشین در محدوده زمانی با اعلام قبلی به ارسال کنندگان یا دریافت‌کنندگان نامه و کار
ایجاد مکاتبات داخلی در سیستم به منظور ارجاع کار به دیگر همکاران یا پاسخ به کار ارجاع شده
ایجاد نامه‌های صادره و ارسال به خارج از سازمان از طریق پست الکترونیک, نمابر و یا ارسال فیزیک نامه و درج اطلاعات دریافت کننده نامه و انتقال نامه به پرونده دبیرخانه
تعریف الگوهای گردش مکاتبات وارده در داخل سازمان و تعیین استانداردهای زمانی پاسخ‌گویی و کنترل گردش مکاتبات براساس الگوهای تعریف شده
برنامه‌ریزی جلسات و اعلام زمان‌های آن قبل از برگزاری جلسه با امکان تعیین محل و کنترل خودکار به منظور جلوگیری از تداخل زمان‌ها
ارسال پیام به اشخاص, گروه‌ها و واحدهای سازمانی با استفاده از صندوق پست الکترونیکی
تعریف مکان‌‌های بایگانی و نگه‌داری مکاتبات با موضوعات طبقه‌بندی موردنظر کاربر و کنترل ورود و خروج مکاتبات و ردیابی محل فیزیکی مکاتبات در گردش
برقراری ارتباط بین دبیرخانه‌ سازمان‌ها از طریق ارسال و دریافت الکترونیکی نامه‌ها در سازمان‌هایی که دارای سیستم اتوماسیون اداری هستند.
جست و جوی کلمات در متن نامه‌های تایپ شده
وجود گیشه مکاتبات برای کاهش مراجعات حضوری ارباب رجوع برای ارایه‌ نامه و پی‌گیری آن
پی‌گیری مکاتبات، ثبت شکایات، پیشنهادها و ارتباط مستقیم با مدیر عامل سازمان از طریق گیشه‌ مکاتب


ما در تیم وندا متناسب با نیاز شما از این نوع سیستم ها آن را برای شما و به صورت اختصاصی میسازیم میتوانید برای مراجعه حضوری برای مشاوره رایگان و دیدن نمونه کار ها ویا از طریق زیر با ما تماس بگیرید



خوزستان-اهواز-کیانپارس-خیابان 14 غربی- فاز 1-مجتمع اداری برج - طبقه 10-واحد 5

تلفن: 061-33912401-5
موبایل: 09389426909
موبایل: 09363265763
فکس: 061-33912405
info@vendasoft.com
ceo@vendasoft.com
samanmax2003@gmail.com
po.sh1389@gmail.com